Ficheverplichting: wanneer en hoe moet er een fiche worden opgesteld?

De aftrek van bepaalde uitgaven is in vele gevallen gekoppeld aan de opstelling van een individuele fiche. Het niet-naleven van de ficheverplichting kan tot gevolg hebben dat de fiscale administratie de aftrek van de gedane uitgave weigert. Voor een vennootschap kan het ook een bijkomende aanslag opleveren omdat de uitgevoerde betalingen gekwalificeerd worden als onvoldoende geïdentificeerde, geheime betalingen. 

In dit seminarie komt eerst de ficheverplichting aan bod. Er wordt in het kort overlopen wanneer welke fiche moet worden opgesteld. Ook de elektronische indiening van de fiches vormt een aandachtspunt.

Via de Wet van 21 januari 2022 heeft de wetgever gesleuteld aan de regeling van de ficheplicht. 
Zo moet er vanaf 1 januari 2022 voor alle terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever (KEWG) een fiscale fiche worden opgesteld. Op deze manier hoopt de fiscale administratie de flow van de terugbetalingen beter in beeld te krijgen. 

Dezelfde wet schrapt de verplichting om een fiche 281.50 op te stellen indien de beoogde kosten verbonden zijn aan leveringen of diensten binnen de EER waarvoor een factuur wordt afgeleverd. Op deze manier brengt de wetgever de Belgische fiscale wetgeving in harmonie met het Europees recht. Bovendien werd, via het KB van 10 april 2022, het drempelbedrag voor kleine betalingen opgetrokken van 125 euro naar 250 euro waardoor er een aanzienlijke administratieve last is weggevallen.

In de praktijk komt het regelmatig voor dat een bedrijfsleider een factuur op naam van de vennootschap betaalt met zijn privébankkaart. Later krijgt hij dat bedrag terugbetaald. Heeft de bedrijfsleider dan een uitgave gedaan die “eigen” is van zijn vennootschap. Het antwoord daarop is ongetwijfeld ‘ja’. Maar moet die terugbetaling dan voor de toepassing van de ficheverplichting gezien worden als een betaling van een kost eigen aan de werkgever? Volgens een antwoord op een recente parlementaire vraag, neemt de Minister van Financiën hierover een soepele houding aan.  Het seminarie biedt de gelegenheid om te onderzoeken wanneer in een dergelijk geval de ficheverplichting geldt en wanneer niet.

In het tweede deel, dat de essentie van dit seminarie zal uitmaken, zullen de belangrijkste fiscale fiches (o.m. fiches 281.10, 281.20, 281.29, 281.30, 281.50) nader onderzocht worden. 

Het seminarie wil een geactualiseerde stand van zaken opmaken van de ficheverplichting die na de recente wetswijzigingen geldt voor betalingen gedaan vanaf 1 januari 2022. Ook wordt stilgestaan bij de sanctie die kan opgelegd worden als geen fiche wordt ingediend of als de ingediende fiche fouten vertoont. Tijdens het seminarie wordt ook de bewijswaarde van de fiches toegelicht in hoofde van de verkrijger van de betalingen. Zijn de vermeldingen op de fiche bindend voor hem/haar? Is de verkrijger van de betalingen verplicht om een verbeterde fiche te vragen als hij vaststelt dat het uitgereikte document niet correct is. Vanzelfsprekend wordt ook een status quaestionis opgemaakt van de dreigende afzonderlijke aanslag als de ficheverplichting niet correct wordt nageleefd.  

Het spreekt vanzelf dat dit seminarie uiterst praktisch wordt opgevat. Het richt zich specifiek tot medewerkers van accountants, belastingconsulenten en boekhouders.